Semaine 10 – le bilan : Prioriser pas à pas.

Pas évident de faire la démarche de prioriser ses tâches quand on débute ! Après avoir fait l’expérience cette semaine j’ai dû me munir de quelques notions supplémentaires pour me faciliter la tâche. Notamment pour redéfinir mes objectifs. Je me suis dit que ça pourrait aussi vous intéresser …

carte

Vos grosses pierres et vos objectifs

Avez vous trouvé vos “grosses pierres” ? Êtes vous dorénavant plus familier avec cette notion de priorité ?

Mise en pratique

Chaque fin de semaine vient le temps de reporter vos tâches à venir dans votre emploi du temps. Occupez-vous des tâches qui servent vos “grosses pierres” en priorité et placez-les aux endroits les plus avantageux de votre agenda. Si le choix des “grosses pierres” n’est pas encore évident pour vous reprenez l’article Priorisez pas à pas.

Un bon intermédiaire: préciser ses objectifs

Lorsque le passage de la définition des grosses pierres vers le tri des tâches vous parait trop complexe, je vous propose d’avoir recours à une étape intermédiaire. J’ai appris cette étape dans ma formation d’entrepreneure. Elle m’est d’un grand secours pour de nombreuses démarches dès lors qu’il est question de déterminer des objectifs.

Ainsi pour rendre mes “grosses pierres” plus concrètes et mes objectifs plus opérationnels, j’utilise la méthode SMART. SMART est un acronyme utilisé par Georges T. Doran, professeur en management, dans les années 80. Peter F. Drucker, également professeur en management, est à l’origine de cette méthode qu’il appelait en 1954 le “management par objectif”.

  • S comme Spécifique: Cela signifie que l’objectif à atteindre doit être personnalisé en fonction de vos besoins et défini le plus simplement possible (la complexité rimant avec fatigue).

 

  • M comme Mesurable: il faut en définir le seuil pour que l’objectif soit quantifiable

 

  • A comme Acceptable: sa description doit amener de la motivation, pour cela il vaut mieux qu’il soit un minimum ambitieux.

 

  • R comme Réaliste : Il doit être réaliste (atteignable) dans le sens où l’on doit pouvoir éviter les causes d’abandon.

 

  • T comme Temporellement défini: Il est délimité dans le temps de manière précise.

 

objectifs

Des objectifs concrets

Voici un exemple: je vais choisir ma grosse pierre “famille” pour vous illustrer le procédé. La famille reste une priorité majeur à mes yeux. Elle est en même temps prioritaire mais également assez flou au regard du remplissage de mon agenda. Ainsi je peux essayer de définir mon objectif sous le terme “passer du temps chaque jour en famille”. Afin de placer cette priorité dans mon emploi du temps, je peux choisir de le décomposer sous la forme SMART:

S comme Spécifique: Je passe du temps en famille chaque jour

M comme Mesurable: En semaine je veux passer au minimum 1 heure de mon temps le soir et une heure avant de partir au travail. Le week-end je souhaite m’octroyer une journée complète en famille.

A comme Acceptable: Je profite du matin pour être avec ma famille dès le réveil, autour du repas et des routines familiales. Je diffère volontairement les contraintes et influences extérieures chronophages telles que l’utilisation des outils numériques et autres téléphones. Je partage au moins un jeu avec les plus jeunes et au minimum une discussion profonde (non superficielle) avec les adultes.

R comme Réaliste : Je peux utiliser d’autres moyens de communication et d’autres moments de la journée pour entrer en contact avec eux lorsque je suis en déplacement par exemple.

T comme Temporellement défini: Chaque jour et chaque semaine sans limite de temps.

A adapter à sa sauce

Bien entendu selon la nature de votre “grosse pierre” la définition sous forme SMART de cette dernière sera différente. A vous de voir ce qui sera intéressant de préciser en fonction de vos besoins.

N’hésitez pas à me demander de développer davantage cette méthode dans un prochain article si cela vous intéresse !

Prioriser évite de procrastiner

Procrastiner, ou l’art de remettre toujours à demain, est le meilleur moyen de se rajouter de la charge mentale et donc de la fatigue. Il est donc préconiser de lister puis de classer les tâches par catégorie allant du plus urgent au moins urgent et du plus important au moins important.

Je commence par quoi ?

Vous avez votre liste de tâches, vos “grosses pierres” et vos objectifs mais ne savez toujours pas par où commencer ? Voici la marche à suivre que je vous propose. Il existe une règle claire dans la gestion du temps:

L’importance prime toujours sur l’urgence !

On commence donc toujours par les tâches importantes et urgentes, puis par celles qui sont importantes mais pas urgentes pour terminer par celles qui ne sont pas importantes mais urgentes. El là, vous me dites, “Et les tâches pas urgentes et pas importantes ???” et bien c’est simple, celles ci vous pouvez les mettre à la poubelle !

Cette méthode de classement (ou matrice) est attribué à D. D. Eisenhower, 34ème président américain, qui classait ses activités en quatre rubriques comme dans ce tableau ci-dessous:

tableau priorité et objectif

La pénibilité

Ensuite il faut créer deux catégories supplémentaires vous permettant de classer chacune de vos trois rubriques: celle des tâches pénibles ou couteuses en énergie et celle des tâches simples ou agréables.

Vous reprenez donc votre liste de choses importantes et urgentes et vous la divisez en deux.

L’astuce est ensuite d’alterner tâche pénible et tâche agréable et surtout de miser sur celles qui sont couteuses en début de journée pour finir par les plus simples en fin de journée.

Pensez à utiliser votre Pomodoro pour davantage de légèreté ! Comme nous l’avons vu lors de la semaine 7.

On commence ainsi à toucher du doigt la suite de la priorisation que l’on appelle simplement la planification. La planification est l’investissement par excellence pour un gain de temps et d’énergie au moment de l’exécution de votre tâche.

Une deuxième approche

“Avalez le crapaud” de Brian Tracy propose une autre approche très efficace et proche de celle que je viens de vous livrer.

Chacune sa lettre

Elle consiste en 5 lettres: A,B,C,D et E. Le but étant d’attribuer à chaque tâche une lettre correspondant à l’importance de celle-ci.

  • A: pour les tâches qui auront une conséquence forte ou délétère sur votre avenir (selon vous : payer une facture, prendre rdv chez le médecin, préparer un entretien d’embauche, …)

 

  • B: pour les tâches dont la conséquence est légère lorsqu’elles ne sont pas accomplies (selon vous: arroser une plante, préparer sa réunion hebdomadaire, …)

 

  • C: pour les tâches qui n’ont pas de conséquence si elles ne sont pas accomplies ou si elle sont agréables (regarder un film, lire un journal, commenter une photo ou participer à un débat, …)

 

  • D: pour les tâches qui peuvent être déléguées

 

  • E: pour le reste, celles qui ne correspondent pas à vos objectifs et qui iront donc … direction la poubelle !

mes objectifs

Dans quel ordre ?

La règle de B. Tracy est que l’on ne peut pas effectuer de tâches de la catégorie suivante sans que les tâches de la catégorie précédente soit terminées. Ainsi vous effectuez les A, puis les B et ainsi de suite.

Personnellement et au vu de mes lectures je trouve important d’alterner difficulté et tâche agréable pour éviter le surmenage. Mais c’est intéressant de faire soit même son expérience et d’en tirer les conclusions qui s’adaptent le mieux à soi.

Quand on ne vit pas tout seul avec ses objectifs

Et si je veux prioriser des tâches de la vie personnelle qui ne sont pas celles des personnes avec qui je vis ?

Il est en effet indispensable de parler de sa manière de prioriser à toutes personnes susceptibles d’être directement impactées par cette méthode. Pour cela il est intéressant de s’accorder avec elles sur nos choix (ce qui est important pour nous) afin de trouver en quelque sorte un terrain d’entente.

De cette manière il est bon, pour ménager notre fatigue, de pouvoir se répartir certaines tâches, faire participer l’une ou l’autre, voire de déléguer lorsque cela a du sens pour tous.

Bonne continuation à vous dans cette aventure des priorités !

Belle route à vous et à très bientôt

 

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One Reply to “Semaine 10 – le bilan : Prioriser pas à pas.”

  1. Bonjour,
    Pour ma part, j’ai un peu de mal avec toutes ces méthodes, m’en souvenir, les mettre vraiment en pratique… mais celle de la matrice, je m’en sers tout les jours au boulot, Et ça marche !

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