Diviser pour mieux penser !

« Ces pratiques qui vous font du bien »

La technique de cette semaine répond au minimum à trois soucis fréquents qui accroissent notre fatigue mentale et émotionnelle: le manque de motivation face à une liste de tâches à effectuer, la perte de concentration durant cette activité et le manque de temps. Elle fait parti des dernières techniques de gestion du temps.

Cet article participe à l’événement inter blogueur « Ces pratiques qui vous font du bien » organisé par Astrid sur son blog Partage ton BurnOut. Un blog très intéressant où Astrid propose des témoignages de personnes ayant traversé ces situations et les manières d’y remédier. Un cousin de 36 solutions contre l’épuisement en quelque sorte. Voici le lien vers un des témoignages qui m’a touché : Maud.

Et voilà maintenant la pratique que je souhaitais vous partager :

Connaissez vous ces situations :

• Mes collègues/mon patron/les clients me dérangent quand je suis concentré sur une tâche ou une activité délicate. Quand je veux reprendre où j’en étais je mets du temps à me recentrer … ou alors j’ai l’impression d’avoir été coupé dans mon élan.

• Mes enfants ou ma/mon conjoint(e) m’interrompent lorsque j’effectue une tâche du quotidien ou une tâche administrative (impôt, lecture, conversation téléphonique, …). J’ai du mal à m’y remettre et j’ai l’impression d’avoir perdu le fil.

• Je n’arrive pas à finir ce travail car au bout de 2 heures à me focaliser dessus, j’ai l’impression que mon cerveau va exploser.

• A la fin de la journée j’ai l’impression de ne rien avoir fait à fond ou de n’avoir pas pu terminer quelque chose. J’ai le sentiment de ne pas avancer dans mes tâches.

Ces situations de la vie quotidienne professionnelle et personnelle sont habituelles pour de nombreuses personnes et sont souvent un facteur aggravant de la charge mentale et de la fatigue émotionnelle. Afin de tenter d’alléger l’impact de ces situations récurrentes, je vous propose cette semaine la découverte (ou la redécouverte pour certains) d’une méthode qui a déjà fait ses preuves auprès de ceux qui étudient la gestion du temps et les capacités de motivation de l’être humain.

Comprendre ces situations et leur impact

Le fait de passer d’une tâche à l’autre n’ayant rien à voir les unes avec les autres (appeler aussi Switch Tasking) peut nous amener:

• A faire des erreurs
• Augmenter le temps perdu (par le passage de l’une à l’autre, demandant un temps de concentration pour s’y remettre)
• A faire baisser votre motivation.

Nous sommes souvent soumis à l’envie ou au besoin de passer d’une tâche à l’autre. On peut en partie l’expliquer par des raisons internes et des raisons externes.

Une des raisons interne est que notre cerveau fonctionne par association et nous fait penser à des choses qui sont parfois sans rapport apparent avec ce que l’on est entrain de faire. Penser à aller acheter du pain quand on essaye de rédiger un rapport, par exemple.

Ces pensées, perturbations internes, nous perturberont uniquement si on n’y répond. Vous lâchez votre tâche première et vous changez d’activité pour répondre à votre pensée. Dans l’exemple, si vous foncez à la boulangerie au lieu de continuer votre rapport.

Ensuite, il y a les perturbations externes telles que le collègue ou les enfants qui interviennent durant votre activité. Les notifications, les appels téléphoniques, etc…

Des principes qui expliquent ces impacts :

• Dans l’ouvrage de Anne Launay-Duhautbout et coll. « Manager votre temps et vos priorités », les auteurs expliquent que « le temps perdu à cause d’une interruption est plus long que la durée de cette interruption». Reprendre son activité première demande un effort de concentration supplémentaire et, par conséquent, nous demande plus de temps que si nous n’avions pas été interrompus.

• Sune Carlson, économiste suédois, auteur de la « loi des conséquences homogènes » aussi appelée « loi de Carlson » démontre qu’ « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois » ainsi, un travail interrompu devient moins efficace.

• Plus il y a d’interruptions, plus votre intérêt pour l’activité première baisse : «Après cinq ou six interruptions, la majorité des gens vont abandonner le travail qu’ils avaient commencé et le remettre à plus tard» (Comtois, 2008).

Rappel des techniques d’organisation du travail et de gestion du temps

Dans le cas d’une pensée qui vous perturbe (perturbation interne):

• De laisser passer la pensée si elle ne nécessite pas d’être prise en compte ou si elle est peu invasive,
• De la noter rapidement dans un endroit où vous pourrez la retrouver à la fin de votre tâche première, dans le cas où c’est une information importante ou qu’elle vous préoccupe davantage.

Ainsi vous ne perdez pas de temps et concentrez toujours votre attention sur la tache première. Vous savez que par la suite vous retrouverez l’information notée et vous pourrez planifier ou effectuer cette deuxième tâche au moment opportun. Souvenez vous des situations de la semaine consacrée à « Tout noter pour s’alléger l’esprit ».

Dans le cas d’interruption externe:

Pour exemple, rappelez vous des situations que nous avons abordées dans l’article de la semaine consacrée au choix de nos influences.

Une alternative serait de pouvoir informer les sympathiques « perturbateurs » que vous n’êtes pas disponibles et de proposer de différer leur visite ou leur appel.

Pour gagner davantage de temps pourriez mettre votre téléphone sur silencieux. Idem pour vos mails, vos notifications. Ou écrire sur votre porte que vous ne serez pas disponible avant X minutes.

Quoi de neuf cette semaine ?

Cette semaine on va voir comment faire une fois que vos sources de distraction sont réduites. Je vous propose donc d’aller un peu plus loin. Nous allons essayer ensemble la technique du minuteur de cuisine ! Tadam ! ok … ça donne moyennement envie dit comme ça … on va essayer avec le terme d’origine:

Je reprends:

Je vous propose cette semaine d’aller un peu plus loin. Nous allons essayer ensemble la technique du Pomodoro ! avec accent Italien

Ha Ha ! ça change tout ! je vois vos yeux pétiller d’impatience 🙂 🙂 🙂

En fait c’est la même chose mais j’avoue en Italien ça fait vraiment classe !  😉

Pourquoi utiliser un minuteur de cuisine ?

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 80 (tomate en italien, faisant référence au minuteur de cuisine en forme de tomate).

Le principe de cette gestion du temps?

1. Régler votre minuteur sur 25 minutes. Cela correspondra au temps de travail sur une tâche.
2. A l’issue de ces 25 minutes, vous aurez 5 minutes de pause.
3. A l’issue des 5 minutes de pauses réglez votre minuteur sur 25 minutes.
4. …

Vous avez ainsi des périodes de 30 minutes (25+5) durant lesquelles vous pouvez, soit vous concentrer sur une tache importante et de grande ampleur, soit assembler plusieurs petites taches en un seul bloc de 25 minutes.

Après ce premier bloc (ou intervalle) de 30 minutes, vous recommencez l’opération.

Pour plus de clarté, voici un exemple sous forme de tableau.

Ainsi par exemple, vous pouvez découper les trois heures de votre matinée en plusieurs blocs :

Cycles	Temps	Pomodoro	Tâches
1) à 9h	25 min	Tache	Etude du dossier Trucmuche
	5	Pause
2) à 9h30	25 min	Tache	Réponse au mail et appel téléphonique
	5	Pause
3) à 10h	25 min	Tache	Faire lessive et ranger la cusine
	15	Grande pause

Que faire après 3 ou 4 blocs de 30 minutes ?

À cette étape là il sera donc 10h30. Vous pourrez vous octroyer entre 15 minutes à 30 minutes de pause, selon votre besoin. Puis vous effectuerez la même opération pour la fin de matinée en divisant le temps en trois blocs de 25 minutes entrecoupés de cinq minutes de pause. Facile non ?

Pour rendre plus concret cet exercice

1. Prenez votre liste de choses à faire (vos notes de la semaine 2 que vous aurez organisé par tâches et par priorité), ou simplement les tâches de votre agenda.
2. Attribuez à chaque tâche un temps délimité en bloc de 25 minutes (en une fois 25 minutes pour une tâches courte ou bien 2 à 3 fois 25 minutes ou plus selon le besoin pour les tâches longues).
3. Répartissez vos tâches ainsi délimitées et à l’intérieur du tableau par bloc.

Pas d’inquiétude, au début cela vous demandera un peu de familiarisation mais, lorsque vous aurez intégré cette façon de faire, il ne sera plus nécessaire de compléter de tableau. Vous pourrez passer directement de votre liste de tâches (ou agenda) à la mise en place de vos pomodori.

En quoi est-ce que le pomodoro peut vous être utile ?

• Il répond à notre besoin de concentration (temps limité et règle du jeu),
• Cela évite que l’on soit tenté de passer d’une tache à l’autre,
• Il est utile pour nous motiver,
• Et permet de concrétiser le temps qu’il vous est nécessaire pour effectuer une tâche.

Pour les personnes qui ont du mal à percevoir le temps à offrir pour chaque activité professionnelle ou personnelle et qui se sentent parfois perdues (sentiment d’être surmené, débordé, inactif) l’utilisation du minuteur permet de constater objectivement le temps alloué.

• C’est un formidable outil d’équilibre : permettant d’alterner activité rébarbative (sérieuse, énergivore ou désagréable), avec une activité de pause et de ressourcement (activité physique, respiration, méditation, activités plaisir, …)

En effet, pouvoir alterner travail et temps de pause, ou activités désagréables et activités agréables, est vécu très positivement au niveau émotionnel et d’un grand secours pour apaiser notre cerveau et notre corps.

• Ce système d’alternance entre blocs de travail et temps de pause est une technique très efficace pour éviter la fatigue mentale et la surcharge ou le surmenage.

Choisissez votre minuteur :

La meilleur technique est celle du minuteur de cuisine car l’objet permet un effet d’engagement supplémentaire : vous tournez manuellement (donc physiquement) le minuteur pour vous engagez dans le temps. L’inventeur insiste d’ailleurs sur cette utilisation du minuteur manuel.

Mais il existe aussi:

• Le pomodoro, sur ordinateur ou sur application
• Un chronomètre sur votre montre,
• Une application sur votre téléphone,
• Un Timer : objet qu’on utilise pour les personnes qui ont des troubles de l’attention et ou de la concentration, ressemblant à une horloge dont le déplacement des aiguilles font diminuer visuellement un arc de cercle rouge.

Comment faire fonctionner son minuteur :

Au bout de trois à quatre séances de 25 minutes entrecoupées de petites pauses de cinq minutes vous devez pouvoir vous offrir une pause d’environ 20 à 30 minutes. Car après ce temps de travail il sera nécessaire pour votre cerveau de se ressourcer davantage. Cela vous rendra plus disponible et donc vous vous sentirez plus efficace.

Le petit plus en terme de gestion du temps :

Dans son livre « petites habitudes, grandes réussites », Onur Karapinar explique que noter nos tâches et le temps consacré réellement (sur l’application ou sur une feuille) permet de visualiser le temps de travail  nécessaire et ainsi de garder une trace de l’expérience. L’objectif est alors de pouvoir projeter plus facilement de nouvelles tâches à effectuer dans l’avenir, par une meilleure conscience du temps nécessaire. Cela est également très valorisant de voir l’investissement que vous aurez mis à votre tâche au long d’une journée, d’une semaine, ou d’un mois.

Retrouvez ici une vidéo complémentaire à cet article consacré à la gestion du temps grâce au Pomodoro sur la chaîne Youtube du Blog.

Je vous attends nombreux dans les commentaires pour me faire part des effets positifs et des freins éventuels que vous pourriez rencontrer durant cette nouvelle semaine.

A très bientôt pour le bilan de la semaine 7 et en attendant n’hésitez pas à vous abonner 😉

Ressources : Karapinar, Onur. « Petites habitudes, grandes réussites: 51 pratiques inspirantes pour devenir la meilleure version de soi-même ». Broché ( 2019); Comtois, René-Louis. 2006. « Gérer efficacement son temps », Coll. « Collection Affaires », no 1990. Montréal: Les Éditions Quebecor, 239 p; Launay-Duhautbout, Anne, Jean-Louis Muller et Jean-Pierre Testa. 2005. Managez votre temps et vos priorités. Issy-les-Moulineaux: ESF éditeur, 210 p.

photographie: « pomodoro technique » par Luca Mascaro